L'Article R543-87 du code de l'environnement précise que : « Les opérations de dégazage ayant entraîné ponctuellement une émission de plus de 20 kilogrammes de fluides frigorigènes ou ayant entraîné au cours de l'année civile des émissions cumulées supérieures à 100 kilogrammes sont portées à la connaissance du représentant de l'Etat dans le département par le détenteur de l'équipement »
Le service environnement de la préfecture est le repésentant de l'Etat dans le département.
L'AFCE met à disposition des opérateurs des exemples de déclaration sur son site Internet sous le titre « Pack opérateur & détenteur »